Informationsmemorandum

Informationsmemorandum zur Verarbeitung personenbezogener Daten (gemäß DSGVO) Für die Teilnehmer der I. Rallye Miriquidi

Dieses Memorandum bietet einen transparenten Überblick darüber, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten und den in die Kunden-Self-Service-Zone hochgeladenen Dokumentenkopien umgehen.

1. Identifikation des Verantwortlichen Der Verantwortliche, der über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten entscheidet, ist der Veranstalter des Rennens:

• Name der Organisation/des Vereins: RALLYE CUP z.s.
• Sitz: U Rybníčku 374, 53352 Srch, Tschechische Republik
• Identifikationsnummer (IČO): 22836489
• E-Mail-Kontakt für DSGVO-Fragen: gdpr@rallyemiriquidi.cz
• Telefon: +420 602 425 105

2. Zweck der Verarbeitung Wir fordern und verarbeiten Kopien Ihrer Dokumente (z. B. Führerschein, Sportlizenz, Grüne Karte) ausschließlich für folgende Zwecke:

• Zur wesentlichen Beschleunigung und Effizienzsteigerung der obligatorischen administrativen Abnahme vor dem Start des Rennens.
• Zur Online-Prüfung und Vorabgenehmigung der Gültigkeit der Pflichtdokumente durch die Kommissare. Vor Ort am Renntag findet dann nur noch ein beschleunigter visueller Abgleich der Originale mit den bereits im System verifizierten Daten statt.

3. Rechtsgrundlage der Verarbeitung Bei der Anforderung dieser Dokumente stützen wir uns auf die folgenden Rechtsgrundlagen gemäß Art. 6 Abs. 1 DSGVO:

• Vertragserfüllung (lit. b): Die Verarbeitung ist für die Bearbeitung Ihrer Anmeldung, die Sicherstellung Ihrer Teilnahme am Rennen und die Aufnahme in die Startliste erforderlich.
• Berechtigtes Interesse (lit. f): Wir müssen die Sicherheit der Veranstaltung gewährleisten, Leben und Gesundheit der Teilnehmer schützen und die Einhaltung der technischen und sportlichen Vorschriften sicherstellen (Überprüfung der Fahrerlaubnis und der Fahrzeugversicherung).

4. Aufbewahrungsdauer und digitale Vernichtung Wir behandeln den Schutz Ihrer sensiblen persönlichen Dokumente mit höchster Verantwortung und wenden den strikten Grundsatz der Speicherbegrenzung an:

• Das System speichert Ihre Dokumente auf einem sicheren Server nur für die Zeit, die unbedingt erforderlich ist, um die jeweilige Veranstaltung zu organisieren.
• Unmittelbar nach Ende und dem offiziellen Abschluss des Rennens im Registrierungssystem durch den Veranstalter erfolgt eine automatische digitale Vernichtung.
• Alle Bild- und PDF-Dateien, die Ihre persönlichen Dokumente enthalten, werden dauerhaft und unwiederbringlich vom Server gelöscht. Über diesen Schritt werden Sie vom System automatisch durch eine Bestätigungs-E-Mail informiert.

5. Empfänger der Daten Ihre personenbezogenen Daten und hochgeladenen Dokumente sind streng geschützt. Zugang zu ihnen haben nur:

• Autorisierte Mitglieder des Organisationsteams des Rennens (insbesondere die Kommissare der administrativen Abnahme und die Rennleitung).
• Der Auftragsverarbeiter der IT-Infrastruktur und der Anbieter der Registrierungssoftware (welche die verschlüsselte Übertragung und sichere Speicherung der Daten gewährleisten).

Ihre Dokumente werden nicht und niemals zu Marketingzwecken an Dritte weitergegeben oder in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermittelt.

6. Rechte der betroffenen Personen (Datensubjekte) Im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben Sie das volle Recht auf:

• Auskunft: Das Recht zu erfahren, welche Daten wir genau über Sie verarbeiten.
• Berichtigung: Das Recht, die Korrektur unrichtiger Daten zu verlangen; alternativ können Sie die Dokumente in der Kundenzone selbst löschen und neue hochladen.
• Löschung („Recht auf Vergessenwerden“): Wie oben beschrieben, löscht unser System sensible Dokumente umfassend und automatisch. Sie können jedoch auch noch vor Beginn des Rennens die sofortige Löschung Ihrer Registrierung verlangen.
• Widerspruch: Gegen eine Verarbeitung, die auf unserem berechtigten Interesse beruht.
• Beschwerde: Wenn Sie der Ansicht sind, dass wir Ihre Daten nicht rechtskonform verarbeiten, haben Sie das Recht, sich an eine Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu wenden.

Wenn Sie Fragen zur Sicherheit Ihrer Dokumente haben, zögern Sie bitte nicht, uns über die oben genannten Kontaktdaten des Veranstalters zu kontaktieren.